HIDUPKATOLIK.com – BIDUK tidak saja menawarkan sentralisasi dan integrasi data, tetapi juga memudahkan komunikasi antarparoki di keuskupan. Keamanan data terjamin.
Sejumlah keuskupan di Indonesia telah menerapkan sistem data online Basis Integrasi Data Umat Keuskupan (BIDUK). Sistem ini merupakan program aplikasi pendataan umat Katolik yang berbasis web. Beberapa fitur yang ditawarkan dalam program BIDUK yaitu pembuatan Kartu Keluarga, pencatatan profil umat (demografi, sosial, dan ekonomi), pencatatan data sakramen, dan sejumlah laporan.
Pengembangan BIDUK dimulai sejak 2015 oleh Keuskupan Agung Jakarta (KAJ) atas berbagai keprihatinan penginputan data di banyak paroki. Para sekretaris paroki menginput data mulai dari ketua lingkungan, lalu dimasukkan dalam program Microsoft Excel. Data itu disalin di flash disk atau dicetak, baru diberikan ke sekretariat paroki. Selanjutnya, data itu disatukan dan dilaporkan ke keuskupan.
Sistem manual itu memuat banyak kendala. Misalnya, terjadi mutasi umat antar lingkungan dan wilayah. Laporan statistik akan dihitung ulang dari data yang ada, baik dari tingkat lingkungan hingga keuskupan. Hal ini memakan waktu cukup lama.
Online Berbasis Web
Situasi lain yang terjadi dalam proses konsolidasi data tingkat keuskupan adalah sering sekali form statistik 67 Paroki KAJ diketik ulang dan dikalkulasi secara manual. Proses validasi dan verifikasi data pun sulit dilakukan karena data dikumpulkan secara high level, yakni detail data tidak ada di keuskupan. KAJ yang mencanangkan tata pastoral berbasis data juga belum punya manajemen sistem informasi terintegrasi. Banyak paroki menggunakan aplikasi pendataan umat yang berdiri sendiri dan tidak berlisensi.
Melihat keprihatinan ini, hadirlah BIDUK. Kondisi yang ingin dicapai adalah terciptanya manajemen sistem informasi yang mampu menyimpan basis data umat KAJ, dilengkapi dengan fitur tingkat keamanan dan perlindungan data.
Ivan Sangkereng, Tim BIDUK KAJ mengatakan, tujuan BIDUK supaya ada manajemen sistem informasi yang mampu menyimpan data seluruh umat keuskupan dilengkapi dengan tingkat keamanan dan perlindungan data yang baik. Selain itu sistem informasi tersebut dapat diakses dan digunakan oleh seluruh paroki di keuskupan dan pemutakhiran data dapat dilakukan secara online, terintegrasi dan berbasis web. “Sistem ini juga menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan untuk pelayanan umat. Tentu menyederhanakan proses pelaporan dari paroki ke keuskupan,” sebutnya. BIDUK menyediakan data primer yang dapat diolah lebih lanjut untuk kepentingan pelayanan pastoral.
BIDUK dinilai menjadi aplikasi yang meminimalisir aktivitas pengecekan dan input data excel. Dengan basis data terpusat, proses mutasi umat antarparoki, wilayah atau lingkungan di keuskupan yang sudah menggunakan BIDUK dapat terdeteksi lebih baik.
Anggota tim BIDUK KAJ lainnya, Yamin Yohanes mengatakan ada beberapa keunggulan dari BIDUK ini yaitu komputer yang terhubung dengan internet dengan kecepatan sambungan internet minimal 1 Mbps. Selain itu, membantu para sekretaris memiliki kemampuan operator untuk mengoperasikan komputer, kemampuan dan pengetahuan untuk bekerja menggunakan aplikasi web browser dan excel, tentu juga ketrampilan mengetik. Apalagi sistemnya sangat mudah karena tidak butuh instalasi dan Personal Computer (PC) khusus. Program BIDUK bisa dijalankan dari PC, laptop, komputer tablet (iPad) ataupun mobile phone, syaratnya memiliki akses internet. “Dalam praktiknya, tak perlu pusing lagi jika ada pergantian sekretaris atau pengurus lingkungan karena tidak akan mengulang input dari awal.”
Yamin menambahkan, kehadiran BIDUK diharapkan mengeliminasi data statistik umat yang double sehingga upload data ke sekretaris pun valid. “Bisa jadi bila semua paroki KAJ menggunakan BIDUK, statistik umat Katolik KAJ menurun karena selama ini ada data yang double,” ujar Yamin.
Memudahkan Komunikasi
Tentu BIDUK menjadi pilihan utama saat ini di mana banyak paroki mulai terintegrasi dengan internet. Kemudahan BIDUK adalah akses data tanpa batasan tempat dan waktu. Perbaikan, penambahan dan perubahan data dapat dilakukan di mana saja. Otorisasi dan hak akses data (lihat, simpan, hapus, cetak) dapat dibuat berbeda sampai ke level menu dan data. BIDUK membuat komunikasi data dan informasi antarparoki dapat dilakukan di dalam program aplikasi.
Dengan basis data terpusat, proses mutasi umat antarparoki, wilayah atau lingkungan dapat terdeteksi dengan lebih baik. Fasilitas pencarian data yang lengkap dan fleksibel juga sesuai kriteria yang diinginkan. Dalam BIDUK, ada fasilitas dashboard untuk melihat rangkuman data secara statistik dengan cepat dan menyeluruh.
BIDUK memiliki dua mekanisme untuk memasukkan data yaitu input manual dari formulir pendataan umat dan upload dari file excel. File excel ini bisa berupa data dari progam lama. Syaratnya harus mengikuti format excel yang telah ditentukan supaya bisa diupload ke BIDUK.
Untuk paroki yang sudah memakai program data umat yang lama, seperti myParoki, DUK, dan sebagainya dapat dibantu oleh koordinator khusus yang saat ini ada di tim sekretaris keuskupan untuk mengeluarkan data yang diperlukan untuk diupload ke BIDUK. Bisa juga meminta bantuan dari progammer yang membuat program tersebut.
Database Valid
Dalam BIDUK, proses data pun tidak sulit. Proses data dimulai dari koordinator wilayah dan sekretaris paroki bisa menghubungi programmer langsung untuk membantu mengeluarkan data dari sistem lama dan menyesuaikannya dengan format BIDUK. Programmer akan memberikan username dan password untuk mengisi data lingkungan, wilayah dan paroki di format BIDUK. Petugas input lalu mengunduh (download) file excel untuk mengimpor data, kemudian mengisi file excel itu ke BIDUK. Programmer juga akan membuat username dan password baru untuk para ketua lingkungan, koordinator wilayah, sekretaris paroki, dan para pastor paroki.
Setelah semua data terkumpul, tim keuskupan akan meneruskan ke server utama di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Demi keamanan, sistem akan mengatur otoritas akses data. Misal, administrator KAJ bisa mengakses semua data umat; sementara para pastor paroki, koordinator wilayah, dan ketua lingkungan hanya bisa mengakses data di kanal wilayahnya.
Anggota tim BIDUK KAJ, Johannes Septian menambahkan, dipastikan aplikasi ini punya tingkat keamanan tinggi. Data yang sudah siap diberikan user ID lalu diconvort dengan jaringan dan dimasukkan dalam aplikasi (user login). Setelah itu, terciptalah database yang valid. Dalam aplikasi ini sudah dimasukkan secara lengkap data umat, seperti lokasi umat, status perkawinan, agama, pendidikan dan pekerjaan, Kartu Keluarga, mutasi keluarga, mutasi anggota, inport data, serta pencarian data umat.
Bila terjadi error, Tim IT Binus akan memperbaikinya sesuai rekomendasi Tim BIDUK KAJ. Pengaduan dapat dilakukan via WhatsApp “BIDUK User Group KAJ” dan lewat nomor extension yang tertera dalam aplikasi online tersebut.
Yusti H. Wuarmanuk
HIDUP NO.50 2019, 15 Desember 2019
